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地质档案利用与保密工作的实践与思考

——湖南省地勘局418队档案管理为例

2017-6-9 15:35:26 来源:中国矿业报社 作者:谢艳玲

档案是有价值的历史记录的集合体,是人类文明发展在各个历史时期的真实记录。当今的社会是信息社会,当前的时代是网络时代,档案信息越来越为社会各界所重视和广泛利用,档案是一种重要的信息资源,又是一种潜在的生产力,以其准确性、可靠性的优势显示出强大的生命力。我国目前的地质档案工作,正处于从“封闭型”管理到开放式服务,从人治到法治、从重保管到重服务、从传统管理到现代化管理的转型期。安全意识正在不断增强。湖南省地勘局418队资源资料档案馆保存的地质资料及测绘、土地各类型档案种类多、数量大、利用率高,如何处理好档案管理工作中的保密与利用之间的关系,是值得档案管理工作者探讨的问题。

做好档案保管过程中的保密工作

一、档案库房管理中的保密工作

档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲,档案库房应按照国家有关规定单独兴建;从档案保密的角度来看,不宜将库房设在办公楼的最底层,库房门窗等应专门加固,以防盗窃。但由于418队的办公条件有限,达不到档案库房的标准及要求,只能按照规定尽量做到库房与办公室分开,库房与阅览室分开;档案库房指定专人负责管理,制定严格的库房管理制度,无关人员一律禁止入内。实践证明,档案库房的科学管理是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。所以这给档案管理工作者的做好保密工作带来了较大的考验。

1.消除隐患,抓好档案安全工作

档案的安全是档案管理工作的头等大事,是档案部门一项长期的、艰巨的任务。要牢固树立“安全生产责任重于泰山”和“以人为本”的理念,坚持“安全第一,预防为主”的方针,站在安全工作无小事的高度,一丝不苟地抓好安全工作。档案室是418队安全保密重点要害部门,档案库房则是重点保密区域。该队每天下班前切断档案库房、办公室的一切电源,关好门窗,并随时自检自查,发现安全隐患及时报告,同时提出可行性整改措施;维护保养消防系统,定时更换消防器材,做好节假日安全防范工作,安排人员值班,同时还专门配备了安全员,发现问题及时处理。

2.提高档案管理人员安全意识

档案管理人员的职责,就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务,也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏,就是将档案保管得完好无损,不因各种不利因素而使档案损坏;对已经破损的档案,要及时抢救。不丢,就是使档案绝对安全,不因工作疏忽而使档案遗失或被窃,不仅保证档案实体安全,也要保证档案内容的安全。不散,就是要求档案的保管相对集中,不因档案的分散保管而使档案管理不便,甚至造成档案损坏或丢失等。不乱,就是要求档案保管工作有条不紊,档案排架整齐规范,有规可循,有目可查。档案保管工作是艰巨的,也是光荣的,这是一项重要的基础工作,档案保管人员要持之以恒,时刻警惕,防止档案的损坏,确保档案的安全,为档案工作提供物质基础。418队档案管理人员认真学习《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》,定期请保密局的同志为其上保密课,使档案工作人员在学法中懂法,爱岗敬业,安全意识也不断提高,使档案管理在法制轨道上有序进行。档案管理人员经过一系列的培训,提高了全体职工自觉维护档案安全的自觉性,增强了安全保密意识,确保了档案资料的安全保密。

做好档案利用过程中的保密工作

一、做好档案利用中的监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施,它能有效地发现并制止、纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为,从而做到既能利用档案,又能保证档案的完整与安全。具体说来,档案利用监督可以从以下几个方面加强:

1.制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有章可循,在大力开展档案利用工作的同时,确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断充实和完善。

2.队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员,对档案的安全负有直接责任,必须具备较高的素质:

一是政治素质。档案管理人员要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神,热爱档案和档案事业。

二是业务素质。档案管理人员要具备专业知识,熟悉所保管的档案内容,熟悉档案法规。

三是文化素质。档案管理人员要有较高的文化知识,能总结和分析工作中的经验与问题,从中掌握规律。

此外,档案管理人员还要有敏锐的观察能力,善于做利用者的工作,能独立处理档案利用中出现的一般问题。

3.监督措施。在档案利用中,档案管理人员要根据不同的利用对象的不同目的,掌握其心理和思想动机,加强重点监护。有条件的档案馆(室)还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆(室)查阅档案的利用者,要防止偷撕或涂改档案;对一些平时养成看书画线或翻书沾口水之类习惯的利用者,要及时提醒。做好利用监督,还要做到三勤:①嘴勤、勤宣传。利用档案的制度与规定,勤与利用者交谈,掌握其利用目的与动机。②眼勤,勤观察。勤于观察利用者的行为,发现问题及时提醒。将每个利用者置于视觉之中。③手勤脑勤,勤分析。利用者的情况和利用效果,勤检查被利用的案卷,勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前,仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件,发现问题及时查处,并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的行为,应及时报告有关领导,以便及时查处,挽回损失。

二、处理好保密与利用之间的关系

保守国家机密是每个公民应尽的义务,更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中,档案管理人员十分重视档案保密,工作尽心尽职,但由于在传统的保密观念影响下,档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端:大批档案得不到充分的利用,甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁,变成一文不值的废纸,造成档案浪费;领导不能及时全面地了解情况,有效地利用档案,档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明,档案部门应改变传统的观念,在严格做好保密工作的同时,切实完善工作职能。机密档案应该保密,但保密的目的之一是为了利用,是有时间、地点、范围限制的利用,保而不用只会失去保的意义,失去档案的价值。当然,利用必须是在保密基础上的利用,无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以,对档案工作来说,保密与利用两者都十分重要,决不可偏颇。

1.对涉密资料的利用要坚持原则严格把关

418队档案室的工作任务繁重,资料借阅量巨大,负责借阅管理工作的同志在积极开展档案资料借阅利用的同时,坚持原则,耐心讲解有关借阅规定,完善借阅审批手续,严把保密关,确保失密泄密现象的发生。按规定为符合办理《涉密地质资料利用许可证》的单位及时办理许可证。外单位人员需借阅、复制、拷贝档案资料的,须持本人单位介绍信、填写《地质资料借阅复制申请表》并签署《涉密地质资料利用承诺书》,方可对其提供涉密地质资料。

2.加强对电子文件归档工作的安全监督和指导

在工作实践中,档案管理工作者应努力做到:加强对电子文件归档工作安全监督和指导,保证电子文件在运转过程中不被人为地复制、破坏,有效防范病毒与误操作,确保归档电子文件的真实、完整、有效。文档只能被合法的用户打开,防止二次传播,有效保证系统的保密性,使系统以及系统内的数据不被非访问、修改和破坏。网络的普及让信息的获取、共享和传播更加方便,同时也增加了重要信息泄密的风险。在日常工作中,档案管理工作者在用户使用电子文件时,应把所用计算机的盘插口都封掉,把需要复制的内容为用户刻成光盘。在网上提供档案目录查询服务的同时,档案管理工作者应采用防火墙、数据备份、权限和身份验证等安全防护措施,确保档案信息和系统安全。

进一步做好档案利用中的保密工作

档案的保密管理和利用问题,是一个现实工作中经常遇到的实际问题。一成不变地看待档案的秘密性,无视其秘密性的时效和范围,是不对的;但如果缺乏保密观念,对涉密档案无视其秘密性,无限地扩大开放利用范围,也是错误的。解决这个问题,既需要我们档案工作人员熟悉有关规定,照章办事,需要大家积极开动脑筋,当然也需要单位领导和各个相关部门大力支持、充分理解和积极配合。□

(作者单位:湖南省地勘局418队)

编辑:宫莉

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